Com a gabinet de premsa de  Barcelona, sabem que una roda de premsa és una eina clau per donar a conèixer una empresa. En aquestes, les companyies poden informar sobre les seves novetats o idees i fins i tot resoldre dubtes. Per això, les organitzacions empresarials han de saber com aprofitar aquest tipus de convocatòries amb la premsa.

La premissa bàsica perquè una empresa aparegui en els mitjans després d’una roda de premsa és que les informacions que ofereixin siguin suficientment rellevants i d’interès públic. Una roda de premsa que manqui d’interès pot ser contraproduent per a l’empresa, doncs els mitjans poden rebutjar la cobertura de futures convocatòries en considerar-les una pèrdua de temps.

Un altre aspecte important és convocar la roda de premsa a un horari adequat per als periodistes. L’horari ideal és sobre les 10 o 11 del matí, ja que molts professionals de la informació cobreixen temes a aquestes hores i dediquen les tardes a redactar-los. Si es convoquen rodes en horaris poc convencionals el més probable és que no s’hi presenti gairebé ningú. A més, el lloc ha de ser més aviat proper a les redaccions.

D’altra banda, la conferència ha de ser amena i comprensible, evitant utilitzar excessius tecnicismes o paraules críptiques. Si s’utilitzen paraules tècniques, llavors el locutor haurà d’explicar-les i aportar una informació de context per ampliar la informació facilitada.

És vital seleccionar al portaveu més adequat, que s’hagi format prèviament i preparat les possibles preguntes dels periodistes. A més, ha de donar un discurs fluid i natural sabent argumentar a cada moment les seves idees. És aconsellable que només hi hagi un únic portaveu que representi a l’empresa i s’encarregui de seduir al públic.

Sempre és millor si s’acompanya el discurs amb elements visuals com Power Points, fotografies o vídeos corporatius. Aquests elements, ajuden a fer la presentació més amena i dinàmica i aporten un valor afegit a la informació que s’ofereix. A més, proveir als periodistes de material abans de la roda de premsa fa que aquests puguin seguir-la amb més facilitat.

En finalitzar la convocatòria, és important establir contacte amb els periodistes i mitjans. Com que acudeixen personalment, és molt més fàcil entaular conversa i mantenir una bona relació per a futures trobades. Tot el contrari que una nota de premsa, que és molt més impersonal.

D’aquesta manera, les rodes de premsa si s’organitzen de forma efectiva poden generar prestigi per a l’empresa. No obstant això, abusar d’elles, pot cansar als mitjans i que aquests acabin per perdre l’interès en la companyia.