Com a agència de comunicació de Barcelona especialitzada en gabinets de premsa, sabem que les rodes de premsa cal preparar-les amb bastant antelació, doncs són una eina molt útil perquè una empresa es doni a conèixer o promocioni un producte o servei. A més, gràcies al seu paper presencial, proporcionen una xarxa àmplia de contactes que no s’obtindrien fàcilment.
Avui a V3rtice parlarem sobre el concepte de roda de premsa i donarem alguns consells sobre com organitzar una bona roda de premsa. La roda de premsa o conferència es pot definir com un acte informatiu que és convocat per una organització perquè assisteixin els mitjans de comunicació i informin del que succeeix. En aquest sentit, doncs, l’element clau d’aquest acte són els periodistes, ja que sense ells no podem arribar al nostre públic objectiu.
D’aquesta manera, caldrà seguir una sèrie de passos per aconseguir que aquests assisteixin. Per començar, el primer pas serà preparar el tema del que es parlarà i el material gràfic que es donarà als periodistes quan vinguin. El tema ha de ser rellevant o si no, no aconseguirà captar l’atenció d’aquests. En qüestió de temes logístics, cal tenir en compte un dia i hora que pugui anar bé a la majoria. Per exemple, preferiblement la roda hauria de ser de matins, ja que és quan els periodistes surten a cobrir temes i hauria de ser entre setmana (ni dilluns ni divendres).
En relació al lloc, caldrà preparar un lloc que quedi prop de les redaccions o que si més no, sigui accessible i els mitjans no s’hagin de desplaçar massa. Quant a l’interior de la sala, sempre cal organitzar un espai que sigui per als mitjans de comunicació i on puguin col·locar tot el material que necessitin (càmeres, trípodes, portàtils…). En aquest sentit, normalment els periodistes solen asseure’s en unes taules i els càmeres i fotògrafs solen quedar-se al final o a un costat. A més, caldrà preparar un altre espai per als conferenciants on hi hagi micròfons i ampolles d’aigua per si tenen set.
El següent pas serà la convocatòria dels mitjans de comunicació. La cita es fa a través de l’enviament d’una nota de premsa, en la qual s’explica els detalls principals de l’esdeveniment, així com el lloc i la data. És important que el títol sigui atractiu i que el contingut que es vol mostrar sigui rellevant per als periodistes. L’enviament es farà seleccionant els mitjans segons la secció que més s’acosti al tema de la roda de premsa. Per això, és molt útil dissenyar prèviament una base de dades amb els contactes que ens siguin més favorables quant al tema.
En definitiva, els passos previs a una roda de premsa són molt importants doncs cal planificar tot per evitar que hi hagi errors i controlar així totes les variables. D’altra banda, durant la roda de premsa és molt important deixar un torn de preguntes (encara que tenir preparades les possibles respostes) i no allargar-se massa en el discurs. Una vegada acabada, cal realitzar un dossier per a tots els periodistes que han assistit, però també per a aquells que no han pogut venir.
