Com a agència de comunicació especialitzada en gabinets de premsa de Barcelona, som conscients que les notes de premsa són una eina molt útil en la relació entre mitjans de comunicació i empreses. Per això, cada vegada més companyies les utilitzen per convocar esdeveniments.
Avui a V3rtice parlarem sobre com organitzar un esdeveniment amb l’ajuda d’una nota de premsa. Els esdeveniments serveixen per donar a conèixer un producte o servei o per promocionar una empresa. Però si vols que el teu públic objectiu sàpiga que organitzes aquest esdeveniment serà important convidar als periodistes a través d’un comunicat.
Però per què són necessaris els periodistes? Doncs per molt que pensis que la teva empresa és important i suficientment coneguda, si no surts en els mitjans no existeixes. La premsa aconsegueix fer difusió de l’esdeveniment de forma molt més efectiva i a més aconsegueix arribar al públic objectiu desitjat. A més de parlar de l’esdeveniment, els mitjans parlen sobre la marca, generant així notorietat i bona reputació sense haver de pagar el preu que es pagaria per un anunci publicitari.
A l’hora de convidar als mitjans en l’esdeveniment, és necessari enviar el comunicat amb bastant antelació perquè així aquests puguin planificar-se sense problemes. D’aquesta manera, es pot fer l’enviament des de dues setmanes fins a un mes abans. El document ha de ser molt clar quant als objectius, les persones que participen i la data de l’esdeveniment. A més, la convocatòria pot tenir un format més visual i atractiu que capti l’atenció dels periodistes.
D’altra banda, és important que el missatge que es vol vendre de l’esdeveniment sigui rellevant i d’interès per als mitjans, que aporti dades i xifres o algun element que atregui l’atenció d’aquests. Una vegada redactat, es dissenyarà una base de dades i caldrà posar-se en contacte amb els periodistes un a un, de l’àmbit relacionat amb l’esdeveniment. Posteriorment, es farà seguiment per saber qui vindrà i qui no, sempre intentant no pressionar ni obligar a ningú.
Durant l’esdeveniment, caldrà organitzar la gestió dels mitjans mitjançant acreditacions. És important que quan aquests arribin hi hagi algú esperant-los a la recepció per guiar-los cap a la zona destinada a periodistes. Finalment, després de l’esdeveniment es farà una nota de premsa per facilitar el treball dels periodistes convidats i d’aquells que no han pogut venir, i es farà un seguiment per veure que es publica.
En definitiva, a l’hora de convocar un esdeveniment és molt important donar-ho a conèixer a través d’una nota de premsa perquè a més dels convidats pertinents, assisteixin els periodistes. Cal recordar, no obstant això, que la convocatòria d’un esdeveniment no solament consisteix a enviar el comunicat, sinó que cal mantenir un contacte personalitzat amb els periodistes.
